업무 우선순위 정리 (아이젠하워 사분면 · 오늘 할 일 채우기)

네 칸으로 나누는 기준

중요도와 긴급도를 각각 1~5로 매기고, 기준선 이상이면 "중요", "긴급"으로 봅니다. 그러면 네 조합이 나옵니다. 중요하면서 긴급한 것은 오늘 안에 손대야 하고, 중요하지만 급하지 않은 것은 일정을 잡아 두지 않으면 계속 밀립니다. 급하지만 중요하지 않은 것은 시간을 많이 쓰면 손해가 나는 자리이고, 둘 다 아닌 것은 안 해도 되는지 한 번 확인해 볼 대상입니다. 이 구분에서 실제로 어려운 칸은 두 번째입니다. 기한이 멀다는 이유로 매일 뒤로 밀리다가 어느 날 갑자기 첫 번째 칸으로 넘어오는 일이 여기서 생깁니다.

기준선을 조절하는 이유

기준선을 4로 두면 중요도 4~5만 중요로 잡히고, 3으로 내리면 절반 가까이가 중요 쪽으로 넘어옵니다. 사람은 자기 할 일에 후한 점수를 주는 경향이 있어서 기본값 그대로 두면 첫 번째 칸이 가득 차는 경우가 많습니다. 그때는 기준선을 5로 올려 "정말 오늘 아니면 안 되는 것"만 남겨 보세요. 반대로 목록이 잔업 위주라 전부 아래쪽 칸으로 몰리면 기준선을 내려 상대적인 순서를 보는 편이 낫습니다. 점수를 다시 매기는 것보다 기준선 하나를 움직이는 쪽이 빠르고, 어느 기준에서 목록이 납득할 만하게 갈라지는지 보는 것 자체가 판단에 도움이 됩니다.

오늘 목록을 채우는 방식

오늘 쓸 수 있는 시간을 넣으면 사분면 순서, 같은 칸 안에서는 점수(중요도×2 + 긴급도)가 높은 순으로 위에서부터 채웁니다. 남은 시간보다 오래 걸리는 항목을 만나면 그 항목은 건너뛰고 다음 항목을 봅니다. 그래서 뒤쪽의 짧은 일이 앞쪽의 긴 일보다 먼저 들어가는 경우가 생기는데, 이는 남는 시간을 버리지 않기 위한 것입니다. 넣을 시간은 근무 시간 전체가 아니라 회의·이동·연락을 빼고 실제로 한 가지 일에 붙어 있을 수 있는 분을 적어야 맞습니다. 여덟 시간 근무에서 이 값이 네다섯 시간을 넘기 어려운 것이 보통입니다. 예상 시간을 비워 둔 항목은 0분으로 계산해 전부 오늘 목록에 들어가므로, 시간을 모르는 일은 대충이라도 숫자를 넣는 편이 결과가 쓸모 있습니다.

줄 형식과 오류 처리

한 줄에 하나씩 할 일|중요도|긴급도|예상 시간 순서로 적습니다. 세로 막대 대신 탭으로 구분해도 되므로 엑셀이나 구글 시트에서 네 열을 복사해 붙여넣어도 그대로 읽습니다. 예상 시간을 빼고 세 칸만 적으면 0분으로 처리하고, 중요도나 긴급도 자리에 숫자가 아닌 글자가 들어가면 그 줄은 건너뛴 뒤 결과 아래에 어떤 줄이 빠졌는지 표시합니다. 1~5를 벗어난 숫자는 범위 안으로 맞춥니다. 시간은 분 단위 숫자만 넣으세요. "1시간 30분"처럼 적으면 읽지 못하므로 90으로 적어야 합니다.

자주 묻는 질문